Справка 2 ндфл в 1с 8.3 сформировать. Бухучет инфо. В ней должны быть указаны данные организации

Чаще всего справки 2-НДФЛ выдаются сотруднику при увольнении, так как их требуют на новом месте работы для занесения начальных данных. Но бывают и другие случаи, когда она требуется. Например, в банках при получении кредитов.

В программах 1С ЗУП и 1С Бухгалтерия предприятия (8.3) справка формируется в виде документа и, соответственно, ее можно распечатать. Посмотрим пошаговую инструкцию, как это сделать в каждой из программ.

Формирование и печать справки 2-НДФЛ в конфигурации 1С 8.3 ЗУП 3.0

В данной конфигурации можно сформировать справки двух видов:

• 2-НДФЛ для сотрудников;
• 2-НДФЛ для передачи в налоговые органы.

Воспользуемся демонстрационной базой данных, которая поставляется в комплекте поставки программы. В ней уже имеются начисления и выплаты сотрудникам, и сформировать справку нам не составит особого труда. Тем, у кого чистая база данных, придется и сделать ему . Как это сделать, я описывал в предыдущих статьях.

Итак, заходим в меню «Налоги и взносы», далее переходим по ссылке «2-НДФЛ для сотрудников» и попадаем в форму списка справок. В этом окне нажимаем кнопку «Создать». Реквизиты формы, которые необходимо заполнить обязательно, подчеркнуты красным пунктиром. Фактически это организация, сотрудник и год, за который нужна справка.

В середине документа находится крупная кнопка «Заполнить». После заполнения необходимых реквизитов нажимаем на нее. Программа заполнит документ:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Замечу, что документ можно сформировать в разрезе ОКАТО/КПП и ставок налога или сводно. Для выбора варианта служит поле «Формировать». В случае выбора печати справки в разрезе ОКАТО/КПП нужно правильно заполнить соответствующий реквизит, находящийся ниже.

На закладке «Личные данные» можно отредактировать личные данные сотрудника. Если после редактирования данные будут отличаться от введенных ранее (например, при оформлении приема на работу), то программа выдаст предупреждение. Но документ все равно можно будет провести и распечатать.

Чтобы распечатать документ, нужно нажать кнопку «Справка о доходах (2-НДФЛ)». В качестве примера часть печатной формы справки:

Кстати! Сейчас вышла новая форма справки 2-НДФЛ согласно приказу ФНС от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@. Применять её необходимо с 08.12.2015. Если Вы еще не обновились — . Релизы с новыми формами справки 1С ЗУП — 3.0.25 (2.5.98), 1С бухгалтерия — 3.0.43 (2.0.65).

Обратите внимание, что в шапке документа присутствует запись «Не для передачи в налоговый орган».

Все верно, ведь мы формировали справку 2-НДФЛ для сотрудников. Теперь посмотрим, как сформировать подобную справку для ИФНС.

Формирование таких справок производится в пункте 2-НДФЛ для передачи в ИФНС в разделе «Налоги и взносы».

Если Вы изучаете программу в демонстрационной базе данных, то, нажав кнопку в форме списка «Создать» и затем кнопку «Заполнить» (предварительно заполнив все обязательные реквизиты), Вы увидите список сотрудников, а не форму для заполнения данных по одному сотруднику.

Не пугайтесь, так и должно быть. Если Вы запишете документ и нажмете кнопку «Печать», то увидите список форм для печати. Дело в том, что в налоговую в основном (или помимо справки) требуется реестр справок. Как раз в этом документе он формируется, и можно его распечатать. Реестр прилагается к файлу, выгруженному на электронный носитель.

Чтобы сформировать и выгрузить файл, нужно нажать кнопку «Выгрузить»:

Если у организации подключена и настроена возможность выгрузки отчетности через интернет, нужно воспользоваться кнопкой «Отправить».

Печатная форма справки 2-НДФЛ по каждому из сотрудников практически не отличается от вышеуказанной.

После того как справки будут приняты налоговым органом, нужно поставить флажок «Справки приняты в налоговый орган и архивированы». После этого в списке документ будет отмечен «галочкой».

Справка 2-НДФЛ в 1С Бухгалтерия предприятия 3

Справка 2-НДФЛ требуется сотрудникам в различных случаях, как при увольнении (для предоставления по новому месту трудоустройства), так и для подтверждения уровня доходов при обращении в банки за кредитами. В программе 1С данная справка формируется документом с возможности распечатки, причем получить ее можно с двух программ.

Формирование и печать справки 2-НДФЛ в программе 1С 8.3 ЗУП 3.0

С использованием данной конфигурации справка может формироваться для сотрудника или передачи в налоговые органы.

Воспользоваться можно демонстрационной базой, где имеются записи по всем начислениям сотрудникам. Создание справки при этом не составляет никакой сложности. Для обладателей «чистой» базы данных потребуется изначально провести прием на работу работника и организацию ему выплаты зарплаты.

Для формирования справки необходимо выбрать раздел «Налоги и взносы» — «2-НДФЛ для сотрудников» — «Создать». Заполнению подлежат все графы, обладающие красным подчеркиванием. Указать потребуется организацию, конкретного сотрудника и период формирования документа.

После того, как данные внесены, остается нажать на кнопку «Заполнить», после чего система проведет заполнение документа.

Формирование документа возможно в разрезе ОКАТО/КПП. Вариант выбирается через графу «Формировать». При необходимости печати в разрезе ОКАТО/КПП от пользователей требуется заполнение всех реквизитов корректным образом.

Внесение изменений в личные данные сотрудника возможно через вкладку «Личные данные». В случаях, когда редактируемые данные отличаются от первоначальных, система выдает соответствующее уведомление, но при этом блокировку печати не вводит.

Распечатка осуществляется кнопкой «Справка о доходах (2-НДФЛ). Она выглядит следующим образом.

Можно заметить, что в шапке документа присутствует отметка «Не для передачи в налоговый орган». Таким образом, подобная справка предназначена исключительно для выдачи сотрудникам.

При составлении справки для передачи в налоговые органы, при выборе разделом необходимо выбрать вариант «2-НДФЛ для передачи в ИФНС». Если для обучения пользоваться демонстрационной базой, то можно заметить одну особенность, при формировании документа после заполнения будет выведена в табличной части информация по списку сотрудников, а не одному конкретному человеку.

Объясняется это тем, что для налоговых органов в большинстве случаев передается реестр справок. При этом программа при печати предлагает несколько доступных форм, в то время как реестр создается для документов в электронном формате.

Для создания и выгрузки файла от пользователя требуется нажать на кнопку «Выгрузить».

В случае, если организация имеет настройки, позволяющие проводить передачу данную через интернет, требуется воспользоваться кнопкой «Отправить». Что касается печатной формы, то она не имеет значительных отличий от формы справки первого типа.

После того, как все справки переданы в ИФНС и приняты там, требуется отметить флажком «Справки приняты в налоговый орган и архивированы».

Справка 2-НДФЛ в 1С: Бухгалтерия

Создание справок 2-НДФЛ в данной конфигурации по своему набору действий не отличается от процессов, реализованных в программе «Зарплата и управление персоналом 3». Можно предположить, что создатели программы 1С просто скопировали модуль для двух программ.

Доступ в программе к справкам осуществляется через раздел «Зарплата и кадры», где имеется ссылка «2-НДФЛ для сотрудников». Идентичная ситуация и со справками для налоговых органов.

Сотрудники регулярно обращаются к своему работодателю с просьбой предоставить справку о доходах по форме 2-НДФЛ. Также необходимо выдать данную справку при увольнении сотрудника, так как на новом месте работы необходима информация о его заработке за текущий год для корректного определения права на налоговые вычеты. Еще увольняющемуся сотруднику предоставляется справка для расчета пособий, содержащая информацию для вычисления среднего заработка в случае наступления временной нетрудоспособности. Давайте поговорим о том, как сформировать данные справки в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3.1, и должны ли совпадать суммы заработка в этих двух документах.

Необходимо уволить сотрудника документом «Увольнение».

Для того, чтобы составить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, в программе предназначен документ «2-НДФЛ для сотрудников». Чтобы его найти, переходим в раздел «Отчетность, справки» - «Справки сотрудникам» - «2-НДФЛ для сотрудников». В открывшемся окне нажимаем кнопку «Создать».
В поле «Год» выбираем год, за который формируются сведения о доходах, указываем сотрудника. В поле «Формировать» выбираем «Сводно», так как нужно составить единую справку по всем доходам сотрудника. Нажимаем «Заполнить». Вкладки «13%», «30%», «35%», «15%», «9%» заполнятся автоматически, в них отразятся начисленные помесячно доходы, облагаемые по указанным ставкам. В правой табличной части будут отображаться налоговые вычеты, если таковые имеются.

Вкладка «Личные данные» заполняется данными о физическом лице, для которого составляется справка. Эта информация отражается в печатной форме в разделе "Данные о физическом лице - получателе дохода". Если какие-либо данные не заполнены или требуют корректировки, изменять их нужно в карточке «Физическое лицо», к которой можно перейти, кликнув по гиперссылке «Редактировать». Если отредактировать данные физического лица так, что они будут различаться с данными введенными раннее, то при проведении документа программа выдаст предупреждение: «В документе обнаружены ошибки. Продолжить?». При согласии документ проведется, и его можно будет вывести на печать, но программа не рекомендует этого делать (потому что данные в проведенном документе будут отличаться от данных, введенных ранее).

Для формирования и печати справки используем кнопку «Справка о доходах (2-НДФЛ)».

В сформированной справке 2-НДФЛ для сотрудника дополнительно присутствует комментарий: «Форма 2-НДФЛ не для передачи в налоговый орган».

Теперь поговорим о формировании второго документа. Для составления справки о сумме заработка для расчета пособий предназначен документ «Исходящая справка для расчета пособий». Найти ее можно в разделе «Отчетность, справки». Кликаем «Создать». Появляется окно, в котором необходимо указать дату составления документа и сотрудника, по которому нужно сформировать данную справку. В поле «Расчетные годы» выбираем периоды, за которые нужно предоставить сведения.
Если в учетные данные вносились изменения, то справку нужно перезаполнить по кнопке «Заполнить данные справки». Если были ручные исправления в справке, необходимо нажать на кнопку «Обновить (с учетом исправленного вручную)».

Заполняем вкладки «Данные о страхователе» и «Данные о застрахованном лице», после чего проводим документ. Перед формированием справки, программа выполняет проверку на корректность заполнения данного документа. Формируем печатную форму по кнопке «Печать». Выбираем печатную форму справки: «Справка (по форме 2013г.)» или «Справка (по форме с 2011 г.)».

Мы формируем справку по форме с 2013 года.

В результате, общая сумма дохода, облагаемая налогом в справке 2-НДФЛ, и сумма заработной платы, а также прочих выплат и вознаграждений, облагаемых страховыми взносами в справке о сумме заработка для расчета пособий, в данном примере совпадают.
Теперь рассмотрим пример, когда у сотрудницы были периоды временной нетрудоспособности.
Создаем больничный лист («Кадры» - «Больничные листы») в феврале с 08.02.2016 по 21.02.2016. По среднему заработку рассчитывается пособие: всего – 1713,32 рубля. Поскольку пособия по временной нетрудоспособности по причине заболевания или травмы облагаются НДФЛ, то производится расчет налога с суммы больничного листа, НДФЛ составляет 233 рубля.

Создаем еще один больничный лист в июне по аналогии. За этот больничный сотруднице всего начислено 979,04 рубля, а НДФЛ составляет 128 рублей.

Теперь посмотрим, как сформируются наши справки, исходя из новых условий.
Формируем справку «2-НДФЛ для сотрудников». Пособия по временной нетрудоспособности также попадают в эту справку и облагаются НДФЛ по виду доходов 2300 «Пособия по временной нетрудоспособности».

Формируем «Исходящую справку для расчета пособий». Больничные сотрудницы попадают в раздел «Дни болезни, ухода за детьми». А вот заработок в общем уже меньше чем в справке «2-НДФЛ для сотрудников» как раз на сумму больничных (189526,66 – 186834,30 = 1713,32 + 979,04). Связано это с тем, что в данной справке общая сумма дохода включает в себя заработную плату и прочие платежи, облагаемые страховыми взносами в ПФР и ФСС, а пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам данным взносами не облагаются.

Подведем итог: суммы в двух рассматриваемых справках могут не совпадать, так как в справку 2-НДФЛ попадают доходы, которые облагаются налогом на доходы физических лиц, а в справку для расчета пособий - доходы, которые облагаются страховыми взносами. Так, в рассмотренном примере начисления по больничным листам попали в справку 2-НДФЛ, но не попали в справку для расчета пособий.

2 НДФЛ выдается работникам в двух случаях: при увольнении и по запросу. После того, как сотрудник организации обратился с такой просьбой, у бухгалтера есть три дня для того, чтобы сделать справку 2 НДФЛ. Самой распространенной бухгалтерской программой является 1С ЗУП или Бухгалтерия. Как правило, в организации подключена одна из двух версий этих конфигураций: 8.2 или 8.3. Рассмотрим, как подготовить документ в обеих программах.

Для того, чтобы сформировать 2 НДФЛ в 1С этой версии необходимо перейти на вкладку “Налоги”.

В программе предусмотрено формирование отчета двух видов:

• Для передачи в ИФНС;
• для выдачи сотруднику.

Если документ подготавливается по просьбе работника, выбирается последний пункт. После этого откроется окно, содержащие в себе все сформированные справки, здесь создается новый документ. Необходимо выбрать ФИО работника и период, за который будут загружены сведения. Остальные данные формируются при автоматическом заполнении.

Обязательные реквизиты организации в программу вносятся при настройке конфигурации, а данные по сотруднику при его приеме на работу. Сведения о доходах, налоговых вычетах и НДФЛ загрузятся из платежных ведомостей.

После заполнения, информацию необходимо проверить. Данные по вознаграждениям и вычетам можно сравнить с расчетными листками, а сумму налога рассчитать, умножив общий доход, за исключением налоговых вычетов, на налоговую ставку (как правило, 13%). 1С 8 в 2 НДФЛ разрешает и ручное заполнение, для этого нужно включить режим редактирования.

Для того, чтобы сформировать документ в этой программе нужно выполнить следующий алгоритм: зайти в меню “Зарплата”, затем перейти на “Учет НДФЛ и ЕСН”, после выбрать “Сведения о доходах физических лиц 2 НДФЛ”. В открывшемся окне нужно добавить новый файл, для этого нажимаем на соответствующую кнопку.

Самостоятельно нужно заполнить:

• Организацию;
• ФИО и должность ответственного лица;
• налоговый период.

После этого нужно выбрать сотрудника и сформировать справку.

Справка 2 НДФЛ в ЗУП 8.3 также формируется двух видов: для сотрудника и ИФНС. Порядок формирования отчетности очень похож на подготовку справки в предыдущей конфигурации. Нужно зайти в меню “Налоги и взносы” и выбрать необходимый тип справки. Затем через кнопку “Создать” формируется документ.

Поля, которые необходимо заполнить обозначены красным пунктиром, это:

• Организация;
• сотрудник.

Когда указанные реквизиты выбраны, необходимо нажать кнопку “Заполнить” и все остальные поля программа заполнит автоматически. Остается только проверить на наличие ошибок и распечатать.

Чтобы вывести на печать, нажмите на кнопку “Справка о доходах 2 НДФЛ”, появится заполненный бланк, утвержденной формы. В верхнем правом углу будет отметка о том, что данный документ не предоставляется в налоговый орган.

Если справка 2 НДФЛ из 1С формируется для ИФНС, в первоначальном меню нужно выбрать этот тип документа.

Федеральной налоговой службе России требуется информация обо всех доходах и налогах физических лиц, поэтому после заполнения обязательных реквизитов, программа сформирует справки списком по всем работникам.

Обязательными реквизитами являются:

• Наименование работодателя;
• период подготовки отчетности;
• вид справки – ежегодная отчетность;
• тип. Различают исходную, корректирующую или аннулирующую справки. Корректирующий документ используется для уточнения предоставляемых данных, а аннулирующий – для того, чтобы отменить информацию, которую не нужно было отправлять.

Помимо самих справок 2 НДФЛ в ЗУП формируется и реестр документов, который также предоставляется в инспекцию. В программе отчетность выглядит, как список сотрудников, по каждому расписана информация о полученных вознаграждениях и удержанных налогах. Если дважды щелкнуть мышью на какого-нибудь человека, по нему откроется отдельный документ.

Файл с отчетностью можно выгрузить из 1С (через кнопку “Выгрузить”) для электронной передачи данных. При выгрузке необходимо заполнить сведения о налоговом органе. Если электронный документооборот настроен через саму программу, нажмите кнопку “Отправить”, как только отчетность будет принята налоговой инспекцией, в 1С это отмечается соответствующей галочкой.

Отчетность в системе можно сформировать в разрезе ОКАТО/КПП, что удобно для компаний, имеющих обособленные подразделения, так как в этом случае реквизиты отличаются у головного офиса и филиала.

Важно! Отчетность подается в инспекцию по местоположению организации или обособленного подразделения.

Алгоритм формирования 2 НДФЛ в 1С, несмотря на различие версий, очень похож. Программа отделяет две ситуации, когда документ необходимо сотруднику и когда он сдается в инспекцию в виде отчетности. В первом случае он формируется на каждого человека, во втором – списком на всех физических лиц. 1С позволяет не только подготовить и распечатать документ, но также выгрузить и даже отправить файла через интернет в ИФНС.