Moc prawna dokumentu, jego podstawa normatywna. Rekwizyty, które nadają dokumentowi moc prawną. Wymagania dotyczące wykonania dokumentacji kadrowej Sposoby nadawania mocy prawnej różnym rodzajom kopii

Żelazo

Dokument jest nośnikiem informacji. Każdy dokument zarządczy jest nośnikiem informacji, służącym do jego gromadzenia, analizy, opracowania i przyjęcia decyzji zarządczej, przekazania jej bezpośrednim wykonawcom, zainteresowanym organizacjom lub obywatelom. Głównym wymogiem dla dokumentów administracyjnych jest formalność, rzetelność, obiektywizm. Wymóg ten jest realizowany, gdy dokumentowi nadano moc prawną, tj. warunek, pod którym informacje zawarte w dokumencie mogą być wykorzystywane w dziedzinie zarządzania bez wątpliwości co do jego wiarygodności dla realizacji jakichkolwiek działań. Obecnie o bezsporności i wiążącym charakterze dokumentu decyduje także pojęcie „mocy prawnej dokumentu”.

Dla czynności zarządczych niezmiernie ważna jest moc prawna dokumentów, gdyż służą one jako dowód zawartych w nich informacji i stanowią jedną z form wyrazu prawa. Moc prawna dokumentu rozumiana jest jako niepodważalność i autorytet prawny. Moc prawna dokumentu implikuje jego obowiązek dla adresatów, do których jest adresowany lub dla kręgu uczestników zarządzania (organy rządowe, ich wydziały strukturalne, organizacje publiczne, urzędnicy, urzędnicy i obywatele), którzy kierują się tym dokumentem oraz opierać na nim swoje działania lub wstrzymywać się od nich.

Niektóre dokumenty, na przykład akty prawne federalnych władz przedstawicielskich i wykonawczych, akty sądowe, prokuratorskie, notarialne i arbitrażowe, dokumentacja kontraktowa, początkowo pełnią funkcję prawną, ustanawiając, konsolidując i zmieniając normy prawne i stosunki prawne lub je rozwiązując. Inne dokumenty posiadają funkcję prawną, jeżeli służą jako dowód w sądzie, organach śledczych i prokuratorskich, notariuszach, arbitrażu itp. W działalności kierowniczej moc prawna dokumentu zapewnia pracownikom jego formalność jako danego systemu zarządzania, a wszystkie inne struktury, z którymi jest połączony.

Moc prawna dokumentu- jest to własność przekazana mu na mocy obowiązującego ustawodawstwa, kompetencji organu, który ją wydał, oraz ustalonej procedury rejestracji.

Z definicji tej wynika, że organ zarządzający lub urzędnik wydający dokument ma obowiązek:

Podczas przygotowywania przestrzegać obowiązujących przepisów;

Publikuj dokumenty tylko w zakresie ich kompetencji;

Przestrzegaj obowiązujących w danym czasie krajowych przepisów dotyczących przygotowania i wykonywania dokumentów.

O mocy prawnej dokumentu decyduje zatem zarówno treść, jak i forma dokumentu. W przypadku niektórych rodzajów dokumentów w obecnych zasadach rejestracji określono wymagania dotyczące szczegółów potwierdzających ich moc prawną.

Aby nadać dokumentowi legalne potrzebne są siły. przybory:

nazwa rodzaju dokumentu;

Data dokumentu;

Rozp. Numer dokumentu;

Podpis;

Pieczęć zatwierdzenia;

Podpis zatwierdzenia;

Akty prawne określające tryb poświadczania dokumentów elektronicznych .

Tak więc moc prawna dokumentu elektronicznego jest podana:

Dane obowiązkowe;

Potwierdzenie autorytetu twórcy;

Skład obowiązkowych danych określają następujące przepisy:

Prawa federalne:

F Z „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji”. Podaje nie tylko definicje najważniejszych pojęć z zakresu informacji, ale także określa cele ochrony informacji, a także zagrożenia inf-cjacją. Ustawa ta definiuje dokument jako warunek wstępny włączenia informacji do informacji. Surowce. Zgodnie z prawem, legal moc dokumentu przechowywanego, przetwarzanego i przesyłanego za pomocą automatu. Informacja i telekomunikacja. systemów, może być potwierdzona przez elektr. podpis.

V Ustawa Federacji Rosyjskiej „O komunikacji„Zagadnienia dokumentacji elektronicznej i organizacji pracy z dokumentami elektronicznymi zostały częściowo odzwierciedlone. Prawo stanowi, że rozwój i utrzymanie stabilnej i wysokiej jakości komunikacji jest najważniejszym warunkiem rozwoju społeczeństwa i działalności państwa. zgodnie z Środki komunikacji wraz ze środkami techniki komputerowej stanowią techniczną podstawę zapewnienia procesu gromadzenia, przetwarzania, gromadzenia i rozpowszechniania informacji.

Prawo Federacji Rosyjskiej „On Państwo tajemnica „wprowadziła definicję 2 kolejnych pojęć związanych z problematyką tego tematu: o metodach i środkach ochrony informacji tajnych; o programach państwowych i środkach w zakresie ochrony tajemnicy państwowej.

Ustawa reguluje działalność organizacji świadczących usługi w zakresie dystrybucji zintegrowanych zautomatyzowanych systemów biurowych (IASD), które zawierają podsystem ochrony informacji. Zezwolenie na wykonywanie tych prac wydawane jest na podstawie wyników specjalnego badania organizacji i państwa. certyfikacji jej liderów odpowiedzialnych za ochronę informacji, a organizacja musi spełnić szereg wymagań.

Ustawa federalna „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej” mówi, że elektr. Doc-możesz być przypisany do Arkh. fundusz Federacji Rosyjskiej. Jednak przepisy ar-x. działy tylko w najbardziej ogólnym ujęciu dotyczą zagadnień przyjmowania do przechowywania, konserwacji, księgowania i opisu elektronów. dokumentacja. Kwestie tworzenia i używania dokumentów elektronicznych są rozwiązywane przez niektóre inne działy niezależnie.

Stworzenie elektronu. rządy są właściwie głównym celem Federalnego Programu Celowego „Elektron. Rosja”, w związku z którym niektóre zapisy programu poświęcone są organizacji elektronicznego zarządzania dokumentami.

Dekrety federalnych władz wykonawczych i GOST:

Goskomstat Rosji z dnia 01.05.2004 N 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i jej płatności”;

GOST R 6.30-2003„Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji”, zgodnie z którymi sporządzane są dokumenty.

W przypadku dokumentów elektronicznych GOST 6.10.4-84 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Nadanie mocy prawnej dokumentom na nośniku maszynowym oraz machinogramowi stworzonemu techniką komputerową. Postanowienia podstawowe”. Niniejszy standard określa wymagania dotyczące składu i treści szczegółów, które nadają moc prawną dokumentowi elektronicznemu, a także ustanawia procedurę wprowadzania do nich zmian.

W przypadku wiadomości elektronicznych - GOST R 53898-2010 „Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami. Interakcja systemów zarządzania dokumentami. Wymagania dotyczące poczty e-mail. Norma określa format, skład i treść wiadomości elektronicznej.

Dokument elektroniczny musi zawierać:

Numer rejestracyjny;

Data rejestracji;

Podpis (kod) osoby odpowiedzialnej za poprawność sporządzenia dokumentu lub osoby zatwierdzającej dokument;

Nazwa organizacji – twórca dokumentu;

Lokalizacja organizacji – twórca dokumentu lub adres pocztowy.

Możliwe jest użycie dodatkowych szczegółów, najważniejsze jest to, że te obowiązkowe można jednoznacznie zidentyfikować.

Autentyczność i autentyczność

Najłatwiejszym sposobem zapewnienia autentyczności dokumentu elektronicznego jest użycie elektronicznego podpisu cyfrowego (ES). Oceniając wartość dowodową dokumentu elektronicznego, sąd bierze pod uwagę przede wszystkim wiarygodność metod tworzenia, przechowywania, przekazywania i identyfikacji autora. W tym celu oprócz ES ważny jest zaufany system przetwarzania dokumentów elektronicznych (zaufane przechowywanie).

Dokument na nośniku maszynowym nabiera mocy prawnej pod warunkiem spełnienia wymagań dotyczących jego wykonania, które są wymienione poniżej i są zgodne z GOST 6.10.4-84.

Dokument na nośniku maszynowym musi być zarejestrowany, wyprodukowany i oznaczony zgodnie z wymaganiami GOST 12065-74, GOST 20598-80, GOST 8303-76, GOST 25752-83, GOST 25764-83, GOST 6.10.1- 80, GOST 6.10.2-83, GOST 6.10.3-83, GOST 2.003-77, GOST 2.301-77 - GOST 2.034-77, GOST 1977-74, GOST 1978-74, a informacje są kodowane zgodnie z All -Unijne klasyfikatory informacji technicznych i ekonomicznych. W przypadku braku niezbędnych informacji w klasyfikatorach ogólnounijnych dozwolone jest stosowanie kodów zarejestrowanych klasyfikatorów międzysektorowych.

Masinogram należy utworzyć z uwzględnieniem wymagań norm państwowych dotyczących ujednoliconych systemów dokumentacji.

Rejestracja dokumentu na nośniku maszynowym i tworzenie machinogramu powinno opierać się na danych zapisanych w oryginalnych (pierwotnych) dokumentach otrzymanych kanałami komunikacji z automatycznych urządzeń rejestrujących lub w procesie automatycznego rozwiązywania problemów.

Dokument na nośniku maszynowym lub maszynopis musi zawierać następujące obowiązkowe dane:

Nazwa organizacji – twórca dokumentu;

Lokalizacja organizacji – twórca dokumentu lub adres pocztowy;

tytuł dokumentu;

Data sporządzenia dokumentu;

Kod osoby odpowiedzialnej za poprawność wykonania dokumentu na nośniku maszynowym lub machinogram lub z reguły kod osoby zatwierdzającej dokument.

Obowiązkowe dane dokumentu na nośniku maszynowym powinny być umieszczone w sposób umożliwiający jednoznaczną identyfikację szczegółów.

Obowiązkowe dane maszynopisu powinny być wydrukowane i umieszczone zgodnie z wymaganiami norm państwowych dla systemów ujednoliconej dokumentacji.

Wymagane „Nazwa organizacji – twórca dokumentu” musi być zapisane w następującej formie: kod identyfikacyjny wg Ogólnounijnego Klasyfikatora Przedsiębiorstw i Organizacji (OKPO) oraz nazwa organizacji. Można stosować ustalone skróty.

Dla organizacji, które nie mają praw osoba prawna, należy podać kod OKPO organizacji, której podlegają.

Wymagana „Lokalizacja organizacji - twórca dokumentu” musi być zapisana w następującej formie: kod identyfikacyjny według ogólnounijnego klasyfikatora „System oznaczania obiektów podziału administracyjno-terytorialnego ZSRR i Unii republik, a także osiedli” oraz nazwę osady, w której znajduje się organizacja.

Wymagana „Nazwa dokumentu” musi być napisana w następującej formie: kod identyfikacyjny i nazwa formy dokumentu zgodnie z Ogólnounijnym Klasyfikatorem Dokumentów Zarządzania (OKUD) dla dokumentów o przeznaczeniu ogólnounijnym lub sektorowym (wydziałowym) , republikański klasyfikator dokumentacji zarządczej - dla sektorowych (wydziałowych), republikańskich form dokumentów.

Atrybut „Data produkcji dokumentu” musi być zarejestrowany zgodnie z wymaganiami GOST 6.38-72 i wskazany jest czas rejestracji dokumentu, co pozwala na jego identyfikację z protokołem maszyny.

Wymagany „Kod osoby odpowiedzialnej za prawidłowe wykonanie dokumentu na nośniku maszyny i schematy maszyn” lub „Kod osoby zatwierdzającej dokument” musi być zapisany w formie: kod identyfikacyjny i stanowisko, nazwisko osoba odpowiedzialna za prawidłowe wykonanie dokumentu na nośniku maszynowym i programy maszynowe lub osoba zatwierdzająca dokument. Własność kodu przez konkretną osobę musi być zarejestrowana w organizacji, która stworzyła dokument na nośniku maszyny lub wyprodukowała program maszyny, a także należy stworzyć oprogramowanie techniczne i warunki organizacyjne wykluczające możliwość użycia cudzych kodów.

Oryginały, duplikaty i kopie dokumentu na nośniku maszynowym oraz machinogramy otrzymane przez standardowe oprogramowanie tego kompleksu komputerowego mają taką samą moc prawną, jeżeli zostały sporządzone zgodnie z wymaganiami niniejszej Normy.

Oryginał dokumentu na nośniku maszynowym jest pierwszym w czasie zapisem dokumentu na nośniku maszynowym zawierającym wskazanie, że ten dokument jest oryginałem.

Oryginałem maszynopisu jest pierwsza wydrukowana komputerowo kopia dokumentu na papierze i zawierająca wskazanie, że dokument ten jest oryginałem.

Należy pamiętać, że zgodnie z GOST R 6.30-97 identyfikatorem elektronicznej kopii dokumentu jest znacznik (stopka) umieszczony w lewym dolnym rogu każdej strony dokumentu i zawierający nazwę pliku na stronie nośnik maszynowy, data i inne dane wyszukiwania ustawione w organizacji.

Wszystkie duplikaty dokumentu na nośniku maszynowym są późniejsze, autentyczne w zapisach treści dokumentu na nośniku maszynowym i zawierają wskazanie, że te dokumenty są duplikatami.

Wszystkie kopie maszynopisu są późniejsze, autentyczne na wydrukach treści na papierze, z zaznaczeniem, że są duplikatami.

Kopie dokumentu na nośniku maszynowym lub maszynopis to dokumenty przepisane z oryginału lub duplikatu na maszynowym nośniku informacji lub maszynopisu na inny nośnik informacji, autentyczne w treści i zawierające wskazanie, że dokumenty te są kopiami.

Duplikaty i kopie muszą zawierać obowiązkowe dane zawarte w oryginalnym dokumencie na nośniku maszynowym lub programie maszynowym.

Więcej na ten temat 33.. NADANIE WAŻNOŚCI PRAWNEJ DOKUMENTOM NA MASZYNIE MEDIUM:

Wysyłanie dobrej pracy do bazy wiedzy jest proste. Skorzystaj z poniższego formularza

Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy korzystający z bazy wiedzy w swoich studiach i pracy będą Ci bardzo wdzięczni.

Podobne dokumenty

Pojęcie dokumentu elektronicznego i ocena jego mocy prawnej. Reżim prawny obiegu dokumentów, zasady i etapy jego automatyzacji, stosowane urządzenia i techniki. Elektroniczny podpis cyfrowy dokumentu elektronicznego. Procedury rozwiązywania konfliktów.

test, dodano 14.03.2014

Definicja pojęć elektronicznego zarządzania dokumentami, dokumentem i podpisem cyfrowym, problemy ich bezpiecznego użytkowania. Zasady funkcjonowania, zalety i wady, uznanie mocy prawnej dokumentów elektronicznych w porównaniu z papierowymi.

streszczenie, dodane 02.05.2012

Artykuł dotyczy systemu sądownictwa, który funkcjonował na terytorium Ukrainy – w szczególności sądy ziemstw. Sąd Zemskiego rozpatrywał sprawy cywilne, jego kancelaria miała tzw. prawo nadania mocy prawnej różnym dokumentom.

streszczenie, dodane 13.12.2005

Psychologia prawna. Istota podejść teoretycznych w psychologii prawa. Zasada obiektywizmu. Podejścia personalno-aktywnościowe w psychologii. Podejście systemowe w psychologii prawa. Inne podejścia teoretyczne w psychologii prawa.

praca semestralna, dodano 02.10.2008

Pojęcia i istota odpowiedzialności prawnej. Ochronne stosunki prawne w systemie public relations. Podejścia do zrozumienia odpowiedzialności prawnej. Znaki, zasady, funkcje odpowiedzialności prawnej. Problem pozytywnej odpowiedzialności.

praca semestralna, dodano 11.12.2010

Tryb udzielania płatnego urlopu w trakcie sesji studenckiej. Zaspokojenie żądania uiszczenia opłaty. Pojęcie formy (źródła) prawa jako sposób nadania urzędowej mocy prawnej zasadzie postępowania, jej zewnętrznym oficjalnym wyrazem.

streszczenie, dodane 12.12.2016

Pojęcie, cechy i istota odpowiedzialności prawnej. Okoliczności wyłączające odpowiedzialność prawną. Podstawa zwolnienia z odpowiedzialności prawnej. Domniemanie niewinności. Realizacja odpowiedzialności prawnej Departamentu Spraw Wewnętrznych.

praca semestralna, dodana 02/09/2007

Moc prawna jest własnością dokumentu urzędowego, przekazanego mu przez obowiązujące ustawodawstwo, kompetencji organu, który go wydał, oraz ustalonej procedury rejestracji. Brak niezbędnych danych lub ich nieprawidłowe wykonanie może spowodować, że dokument nie będzie miał mocy prawnej (np. brak podpisu lub daty). Jeśli nie będzie zawierał tytułu do tekstu lub notatki o artyście, to tylko spowoduje pewne trudności w pracy z dokumentem, ale nie wpłynie na jego znaczenie prawne.

Wymogami obowiązkowymi zapewniającymi moc prawną dokumentów są:

nazwa organizacji (urzędnik) – autor dokumentu;

nazwa typu dokumentu; data dokumentu;

numer rejestracyjny;

pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

tekst; podpis;

Podpis jest obowiązkowym elementem każdego dokumentu. Urzędnik podpisując dokument bierze na siebie odpowiedzialność: za autentyczność dokumentu; za wszelkie możliwe konsekwencje wykonania (uchwalenia) dokumentu. Prawo do podpisania przysługuje niektórym osobom i może być ustalone: w statucie przedsiębiorstwa; w rozporządzeniu o przedsiębiorstwie (o jednostce strukturalnej); w instrukcji pracy biurowej; w opisie stanowiska pracownika; w podziale obowiązków. Dokumenty organizacji podpisuje dyrektor lub jego zastępcy. Dokumenty podziałów strukturalnych podpisują ich szefowie. W wielu kwestiach inni pracownicy, na przykład czołowi specjaliści przedsiębiorstwa, mogą mieć prawo do podpisania. Na pierwszym egzemplarzu dokumentu składany jest podpis, w razie potrzeby na pozostałych egzemplarzach, np. przy zawieraniu umowy.

Data dokumentu jest jednym z najważniejszych szczegółów dokumentu. Brak daty na dokumencie powoduje jego nieważność.

Pieczęć jest wymogiem o znaczeniu prawnym i służy do poświadczania podpisu urzędnika na najważniejszych (lub finansowych) dokumentach.

Pieczęć świadczy: o autentyczności dokumentu, o przynależności dokumentu do organizacji wskazanej na pieczęci. Pieczęcią umieszcza się dokumenty, których publikacja pociąga za sobą:

- każdy konsekwencje prawne, na przykład tworzenie, reorganizacja przedsiębiorstwa;
- istotne konsekwencje, takie jak przekazanie wartości materialnych, poświadczenie prawa organizacji lub indywidualny za cokolwiek.

Pieczęć aprobaty – niektóre dokumenty nabierają mocy prawnej dopiero z chwilą ich zatwierdzenia przez kierownika lub wyższy organ. Pieczęć aprobaty jest wymogiem urzędowego dokumentu, który nadaje jego treści charakter normatywny lub prawny. Obowiązkowej akceptacji podlegają: statuty, przepisy dotyczące przedsiębiorstw (oddziałów); harmonogramy pracowników; akty kontroli, akty przyjęcia i przekazania; opisy stanowisk pracy; szacunki, biznes plany, raporty itp. P.

Numer rejestracyjny jest dodatkową gwarancją autentyczności dokumentu. Wskazuje, że dokument przeszedł wszystkie etapy przetwarzania, jest zarejestrowany i tym samym jest oficjalnym dokumentem przedsiębiorstwa. Elektroniczny podpis cyfrowy służy do nadania mocy prawnej dokumentowi elektronicznemu. Dokument elektroniczny jest uznawany za mający znaczenie prawne tylko wtedy, gdy: pozytywny wynik uwierzytelnianie elektronicznego podpisu cyfrowego.

Elektroniczny podpis cyfrowy (EDS) to atrybut dokumentu elektronicznego przeznaczony do ochrony tego dokumentu elektronicznego przed fałszerstwem, uzyskany w wyniku kryptograficznej transformacji informacji przy użyciu klucza prywatnego elektronicznego podpisu cyfrowego i pozwalający na identyfikację właściciela podpisu certyfikat klucza, a także w celu stwierdzenia braku zniekształcenia informacji w dokumencie elektronicznym. EDS w dokumencie elektronicznym jest równoznaczny z odręcznym podpisem w dokumencie papierowym, z zastrzeżeniem następujących warunków:

- certyfikat klucza podpisu wydany przez centrum certyfikacji jest ważny w momencie podpisywania dokumentu elektronicznego; potwierdza się autentyczność elektronicznego podpisu elektronicznego w dokumencie elektronicznym;
- elektroniczny podpis cyfrowy jest używany zgodnie z jego informacjami określonymi w certyfikacie klucza podpisu. Dzięki tej technologii uzyskuje się dokument elektroniczny: mający moc prawną; potwierdzenie autorstwa dokumentu; potwierdzenie braku zniekształcenia informacji w dokumencie. Aby kopia dokumentu papierowego miała moc prawną oryginału, musi zostać poświadczona w określony sposób. W tym celu odkłada się rekwizyty „znak na poświadczeniu kopii”, który zawiera: napis poświadczenia „prawidłowy”; stanowisko osoby, która poświadczyła kopię; jego podpis; data certyfikacji;
- druk (do najważniejszych dokumentów lub dokumentów zewnętrznych). Certyfikacji dokonuje samo przedsiębiorstwo lub, w razie potrzeby, notariusz.

Zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi lub za zgodą stron dokument papierowy z pieczęcią po przekształceniu w dokument elektroniczny może być poświadczony elektronicznym podpisem cyfrowym urzędnika. Firmy mogą certyfikować:

- kopie dokumentów składanych przez obywateli przy ubieganiu się o pracę, studia;
- kopie dokumentów do rozwiązywania problemów społecznych pracowników. W przedsiębiorstwie kopie są poświadczane przez: kierownika organizacji; urzędnik (kierownik działu personalnego).